Come stimare più facilmente le performance della propria azienda? La digitalizzazione di determinati processi potrebbe essere una soluzione

Alcuni processi rimangono fuori dall’area del gestionale, del CRM, dell’ERP aziendale. Continuare con processi analogici o digitalizzare? Cosa conviene economicamente alla nostra impresa?

Ogni azienda è differente perché vive le proprie sfide, compete nel proprio mercato di riferimento e soprattutto ha un’anima, una propria visione, missione e valori.

Come valutare e decidere quali processi di quali funzioni conviene digitalizzare?

In questo articolo – certamente non esaustivo sul tema – proponiamo uno schema semplice composto da alcuni passi che è possibile seguire, sia per la creazione di software custom che per l’attivazione di nuove parti a software già in uso:

  1. Proposta di miglioramento
  2. Valutazione fattibilità
    1. Impatto strategico
    2. Coinvolgimento del partner
    3. Analisi sull’efficienza dei processi
    4. Calcolo del ROI
  3. Realizzazione
    1. Progettazione
    2. Prototipazione
    3. Sviluppo agile
    4. Collaudo 
  4. Misurazione dei risultati

Un vantaggio è certo, la digitalizzazione di un processo consentirà di misurare più facilmente le performance dei processi e delle funzioni coinvolte.

Proposta di miglioramento

In ogni impresa ci sono persone che propongono dei miglioramenti. In base alle dimensioni possono esistere o meno moduli o procedure apposite per proporre – a tutti i livelli dell’organigramma – un’iniziativa che migliori lo svolgimento di un processo. Le persone che, all’interno dell’impresa, si spendono per proporre innovazioni sono molto preziose. Andrebbero incoraggiate e spinte a continuare, perché alimentano il motore creativo dell’innovazione dell’azienda.

Valutazione fattibilità

Non tutte le proposte meritano un investimento, anzi, la maggior parte delle proposte pervenute probabilmente finirà “nel cassetto”. Dunque come decidere?

Impatto strategico

È l’aspetto più determinante: quanto incide (l’iniziativa) sulle strategie dell’azienda?

Contribuisce – ad esempio – a realizzare la missione aziendale? 

Per fare un esempio, nella missione dell’azienda troviamo l’intenzione di rispettare l’ambiente; la fattibilità riguarda l’automazione dei processi di acquisto (producendo risparmio economico) di toner e batterie e il loro smaltimento. L’iniziativa sembrerebbe centrare uno degli elementi strategici dell’impresa.

Coinvolgimento del partner

A questo punto può essere utile scegliere il partner con cui continuare il percorso.

Inutile puntualizzare che va scelto per competenza (comprovata) e grado di fiducia che il partner ha saputo conquistare, nel tempo.

Analisi sull’efficienza dei processi

Occorre sangue freddo. Coinvolto il partner verrebbe voglia di cominciare a fargli produrre qualcosa, mentre può essere opportuno continuare a valutare la fattibilità dell’intera iniziativa. Con il partner (che ha maggiore facilità ad osservare razionalmente l’azienda) vanno analizzati i processi e le persone coinvolte, con l’obiettivo di arrivare ad ottenere due numeri: € risparmiati e ore/profilo risparmiate.

Calcolo del ROI

Ultima fase della verifica di fattibilità, occorre chiedersi coraggiosamente: conviene realmente? E quanto? Incrociando i dati ottenuti dall’analisi sull’efficienza dei processi, con i costi prospettati dal partner, è possibile calcolare il ROI (return of investment) su base temporale:

  Capitale investito

MESI = ————————-

  Risparmio mensile

Capitale investito: costo dell’investimento (spesa verso il partner tecnologico) più eventuali altri costi (licenze, personale interno coinvolto nel progetto).

Risparmio mensile: Risparmio ottenibile con la digitalizzazione (guadagno ore/uomo e ogni altro costo) in un solo mese di operatività.

Così sapremo quanto tempo occorrerà per cominciare a far fruttare l’innovazione. Un buon progetto non va oltre i 18 mesi, ma è interessante sapere che a volte bastano 6 mesi per cominciare a godere di reali benefici economici.

Realizzazione 

Bene, in caso di verifica di fattibilità positiva, occorre un’ultima dose di sangue freddo. Prima di far scrivere del codice al partner è consigliabile chiedergli una progettazione, anche di massima, del nuovo software.

Progettazione

Nella progettazione il partner deve essere chiaro e semplice, presentando elementi comprensibili e realmente utili. Particolare attenzione va data a due aspetti: 1) sicurezza, uno degli ambiti in cui i responsabili IT sono spesso critici e giustamente preoccupati. 2) l’integrazione, un fattore cruciale dato che il software deve dialogare con il sistema operativo già presente in azienda.

Prototipazione

La prototipazione può essere utile in progetti di media o grande portata. Può essere evolutiva, ovvero il prototipo è la versione embrionale del nuovo software.

L’utilità di questa fase è avere in tempi rapidi qualcosa di reale su cui ragionare.

Sviluppo agile

Lo sviluppo agile meriterebbe un articolo a parte. In soldoni uno dei vantaggi dello sviluppo agile è il contatto continuo tra il partner e il cliente, attraverso consegne frequenti (anche settimanali) in cui il team di lavoro, composto dal partner e dal personale dell’impresa, vivono direttamente le fasi di realizzazione del software intervenendo tempestivamente, se occorre.

Collaudo 

Il collaudo è preferibile che sia visto con un pizzico di formalità, a beneficio dell’impresa e del partner. Meglio ancora se svolto con la guida dell’elenco dei casi di prova: l’elenco delle funzionalità che il software del contemplare, senza refusi.

Misurazione dei risultati

Ultimo step: misurare gli effettivi vantaggi ottenuti con l’uso del nuovo software.

Quest’ultimo sforzo intanto verifica i calcoli previsionali iniziali, e quindi ci allena a migliorare la capacità di stima che adotteremo nel prossimo progetto di digitalizzazione. Siete già pronti?

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